Kostenstellen und Kategorien sind in Vereinsguru frei konfigurierbar. Dies bringt dir viele Freiheiten, kann jedoch bei unbedachter Benutzung zu Unübersichtlichkeit führen. In diesem Hilfe-Artikel geben wir dir Tipps, damit deine Kasse in Zukunft übersichtlich bleibt und du deine verschiedenen Angebote und Jahre auch in Zukunft vergleichen kannst.

Tipp 1: Eine Kostenstelle pro Projekt/Event und Jahr

Deine Kasse wird nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip geführt. Damit du deine Projekte und Events später besser voneinander abgrenzen kannst, solltest du für jedes Event / Projekt in jedem Jahr (oder Zeitraum) eine eigene Kostenstelle erstellen. Beispielsweise sollte das Grillfest 2026 und das Grillfest 2027 jeweils eine eigene Kostenstelle darstellen.

Dies hat auch den Vorteil, dass du bei Besonderheiten in einem Jahr, für die du eine spezielle Kategorie benötigt hast, nicht über die Jahre "mitschleppen" musst.

Tipp 2: Kostenstellen archivieren

Archiviere Kostenstellen, die du nicht mehr nutzt, damit die Kostenstellenauswahl übersichtlich bleibt. Die Zuordnungen zu diesen Kostenstellen und Kategorien bleiben erhalten und sind auch in den Auswertungen weiterhin sichtbar. Wie du Kostenstellen archivierst, findest du in diesem Hilfe-Artikel.

Tipp 3: Gleiche Kategorien für Projekte / Events über die Jahre hinweg

In Tipp 1 hast du gelernt, warum es sinnvoll ist für jedes Projekt/Event pro Jahr eine eigene Kostenstelle zu erstellen. Damit du die Ein- und Ausgaben deiner Events über die Jahre vergleichen kannst, solltest du die gleichen Kategorien wie im Vorjahr verwenden. Dabei hat sich der folgende Ablauf bewährt:

Nutze das erste Event/Projekt einer Reihe, zum Beispiel das Grillfest 2026, um zu erkennen, welche Kategorien du benötigst.
Wenn das Event/Projekt vollständig abgeschlossen ist, prüfe noch einmal ob die Kategorien so gestaltet wurden, dass sie auch in Zukunft sinnvoll einsetzbar sind. Falls nicht, korrigiere die bestehenden Kategorien und ihre Zuordnung
Dupliziere die Kostenstelle für z.B. das Grillfest 2027 inklusive der Kategorien und versuche dich im Folgejahr daran zu halten. Wenn weitere Kategorien nötig sind, ist dies natürlich möglich.
Archiviere die Kostenstelle des ersten Projekts/Events welches vollständig abgeschlossen ist, damit deine Kostenstellenauswahl übersichtlich bleibt.

Tipp 4: Richtige Granularität finden

Eine klare und durchdachte Struktur von Kostenstellen und Kategorien sorgt für aussagekräftige Auswertungen und eine einfache Pflege im Alltag. An diesen Beispielen erkennst du, worauf du bei der Wahl der richtigen Granularität und bei der Benennung deiner Kostenstellen und Kategorien achten solltest:

Beispiel: Kosten für eine Haftpflichtversicherung richtig kategorisieren

Kostenstelle	Kategorie	Granularität
Versicherungen	Haftpflichtversicherung XY Versicherungs GmbH	Zu detailliert. Anbieter oder Vertragsdetails führen zu unnötig vielen Kategorien.
Allgemein	Versicherungen	Zu ungenau. Aussagekräftige Auswertungen sind kaum möglich.
Versicherungen	Haftpflichtversicherung	Guter Mittelweg

Tipp 5: Nutze die allgemeine Kostenstelle

Die Kostenstelle Allgemein kann in Vereinsguru weder archiviert noch gelöscht werden. Sie ist für all deine Ein- und Ausgaben die deinen Verein am Laufen halten. Beispiele sind Websitekosten, Bankkontogebühren...